Daten, Schnittstelle, Import, Export… so viele Begriffe. Doch was steckt eigentlich dahinter?

Wir möchten Ihnen Fachbegriffe rund um WATERLOO einfach und verständlich erklären. Wer wäre dazu besser geeignet als Markus aus dem Support?!

Markus Obmann-Krenn leitet unsere Support-Abteilung und ist die angenehme Stimme, die unseren Kunden dann weiterhilft, wenn etwas nicht klappt. Er und sein Team sind tagtäglich dafür da, unseren Kunden die wohltuhende Gewissheit zu geben, dass es immer jemanden gibt, der bei Problemen aller Art weiterhilft.

Also Markus, wir möchten wissen:

Wie funktioniert eigentlich der Datentransfer zwischen WATERLOO und dem Verrechnungssystem?

 

 

Markus: Das ist eine gute Frage und ganz einfach zu erklären. Fangen wir mit dem Hochladen der Daten IN WATERLOO an: 

Damit die Wasserzähler- und Kundendaten vom Verrechnungssystem im WATERLOO Management Center übernommen werden können, braucht es eine sogenannte Schnittstelle. 

 

Eine Schnittstelle kann man sich wie eine Brücke vorstellen. Es ist ein Verbindungsstück von einem Softwareprogramm zu einem anderen. Was vorher also zwei getrennte Programme waren, kann man mit der Entwicklung einer Schnittstelle verbinden. Über diese Brücke ist es dann möglich, Daten hin und her zu schicken. 

Genau so funktioniert das auch bei WATERLOO. Unsere Entwicklungsabteilung programmiert Schnittstellen in verschiedene Verrechnungssysteme.

 

Zum Beispiel:

 

• K5 – PSC
• ÖKOM
• GeOrg – Comm-Unity
• Newsystem – Infoma
• Komuna.finanz – Komuna
• Kvasy – SIV.AG
• proDoppik – H&H
• MSU.energie – MSU Solutions
• OK.Finanzen – AKDB
• Newsystem – ekom21
• DATEVkommunal – DATEV
• KIS-KRW – Orgasoft
• KMStA – Komm.one
• WinEV – IS-Software
• k1 – MPS-Solutions
• Finanz+ – DATA-Plan
• XAP – Somentec

Ihr Verrechnungssystem ist nicht dabei? Schreiben Sie uns eine E-Mail an: help@waterloo.io

Wir setzen uns gerne mit dem Anbieter Ihres Verrechnungssystems in Verbindung.

 

Übrigens: Wenn Verrechnungssysteme bei der Brücke einen Stein zusätzlich verbauen oder verschieben, dann müssen auch wir bei WATERLOO spiegelgleich einen Stein verbauen oder verschieben. Nur so gelingt es, Ihre Daten richtig zu übernehmen. Hierüber muss uns unser Partner des Rechenzentrums/Verrechnungssystems in Kenntnis setzen. So gelingen Anpassungen an der Schnittstelle im Handumdrehen. 

 

Die Schnittstelle hätten wir also geklärt. Doch wie geht es weiter? 

Wie gelangen die Daten also aus dem Verrechnungssystem in WATERLOO? 

 

Markus: Bevor die Buchhaltung die Daten in WATERLOO hochladen kann, muss sie eine Datei aus dem Verrechnungssystem erstellen. In dieser Datei sind alle wichtigen Informationen enthalten über: 

• den Wasserzähler z.B. Hersteller, Durchflussmenge 
• Adresse des Hausanschlusses 
• Eichjahr des Wasserzählers
• Letzter Wasserzählerstand usw. 

Als nächstes erstellt man sich in WATERLOO eine “Periode”. Eine Periode ist dafür da, um jene Daten abzuspeichern, die man für die jeweilige Aufgabe braucht. Diese Aufgabe könnte die bevorstehende Ablesung der Wasserzähler oder auch der jährliche Austausch der eichfälligen Zähler sein. 

 

Anschließend wird die Datei über die automatische Uploadfunktion in WATERLOO hochgeladen. 

Doch bevor das Programm die Daten endgültig für den Wasserzählertausch oder die Ablesung freigibt, kontrolliert WATERLOO die einzelnen Datensätze auf Richtigkeit. Das ist reine Routine. Wenn die Daten passen, werden sie in WATERLOO hochgeladen und man kann den Zählertausch oder die Ablesung starten.

  

Okay Markus. Das haben wir verstanden. 

Doch was ist, wenn die Daten nicht ganz in Ordnung sind? Es fehlt zum Beispiel der Anschlussstandort wie Keller, Heizraum etc. 

 

Markus: Das ist kein Problem. Manche Daten sind nicht zwingend nötig und können nachträglich mit WATERLOO erfasst werden. Der Anschlussstandort gehört zum Beispiel hier dazu. Bei Wasserzählerdaten, wo dringend benötigte Informationen fehlen, erhalten Sie beim Hochladen einen Importbericht und Sie können der Sache auf den Grund gehen. Haben Sie die fehlenden Informationen im Verrechnungssystem ergänzt, können Sie die restlichen Daten einfach wie oben beschrieben in die jeweilige Periode speichern.

 

 

Markus und sein Team nehmen sich immer gerne Zeit, um Sie bei Ihren Anfragen zu unterstützen

 

Wie gelangen die Daten aus WATERLOO zurück ins Verrechnungssystem? 

 

Markus: Das ist auch einfach zu erklären. 

Sobald Sie den Zählertausch oder die Ablesung beendet haben, wird in WATERLOO die jeweilige Periode geschlossen. 

Das heißt, Sie erstellen sich eine Datei aus WATERLOO (Exportdatei), welche auch hier nochmal auf Richtigkeit überprüft wird. Beispiele sind ein ungewöhnlicher Verbrauch, unterschiedliche Durchflussrate von Alt- und Neuzähler, es wurde ein negativer Verbrauch festgestellt usw.

 

Anschließend laden Sie die Exportdatei bei Ihnen ins Verrechnungssystem hoch. Diesen Vorgang können Sie einmal gesammelt am Ende der Periode machen oder während der Periode so oft Sie möchten durchführen. Für Sie entstehen bei WATERLOO keine extra Kosten. Lediglich der Anbieter Ihres Verrechnungssystems könnte eine kleine Gebühr in Rechnung stellen.

 

Wenn die Daten von Ihrem Verrechnungssystem aus WATERLOO übernommen worden sind, dann führen Sie die gewohnten Schritte, wie die Verrechnung des Wasserverbrauchs durch. Für die nächste Periode verwenden wir wieder die frischen Zählerdaten aus Ihrem Verrechnungsprogramm und starten wieder von vorne. So bekommen wir aus dem führenden System alle Änderungen wie Besitzerwechsel, Namensänderungen oder neuverbaute Zähler übermittelt.

 

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